Opdatering af organisationsændringer i DTU Orbit

DTU Bibliotek sørger for at registrere forskernes artikler, bøger, konferencebidrag mm. i DTU Orbit. For at kunne registrere dette korrekt, er det vigtigt, at organisationsstrukturen på DTU er beskrevet og up to date i DTU Orbit, samt at forskerne er knyttet korrekt til de organisationsenheder, som de er ansat i.

Giv besked

Information om instituttets organisation skal instituttet sende til DTU Bibliotek på e-mail: orbit@dtu.dk, hver gang der sker ændringer i instituttets organisationsstruktur.

Hver måned sendes en mail til udvalgte personer på instituttet. Mailen indeholder et link til en rapport over instituttets aktuelle organisationsstruktur i DTU Orbit. Anvend gerne rapporten til at angive eventuelle ændringer i strukturen.

DTU Bibliotek opretter instituttet, sektionerne og grupperne manuelt i DTU Orbit efter jeres anvisninger.

Vi skal også have besked, hvis en afdeling eller gruppe nedlægges eller skifter navn. Navne på instituttets leder, samt på sektions- og gruppeledere skal også angives af hensyn til DTU RAP, DTU Research Analytics Platform. Organisationsstrukturen i DTU Orbit synkroniseres til DTU Rap. Det er derfor vigtigt, at oplysningerne er korrekte i DTU Orbit, da det har betydning for begge systemer.

Opdatering af DTU lister i DTUBasen

I DTU Orbit knyttes personerne til de organisatoriske enheder vha. DTU lister i DTUBasen. DTU listerne beskriver hvilke forskere, der skal tilknyttes det nederste niveau af det organisatoriske hierarki. Hvis instituttet er opbygget af institut / sektioner / grupper – skal DTU listerne beskrive grupperne. DTU listerne oprettes og vedligeholdes af institutternes DTUBase-administrator.

Hvis en forsker forlader en gruppe, skal vedkommende fjernes fra den pågældende DTU liste og evt. tilføjes en anden DTU liste - DTU Bibliotek skal ikke have besked derom, da der hver nat sker en automatisk person-synkronisering mellem DTUBasen inkl. DTU listerne og DTU Orbit. Hvis en person ansættes eller forlader DTU skal både personprofilen i DTUBasen og DTU-listen/listerne opdateres.   

Oplysninger DTU Bibliotek har brug for:

• Instituttets vedtagne navneform på dansk og engelsk
• Sektionernes vedtagne navneform på dansk og engelsk
• Evt. gruppers vedtagne navneform på dansk og engelsk
• DTU-listernes UID’er fra DTUBasen.
• Navn på institutleder, sektionsleder og gruppeleder, hvis de skal optræde i DTU Rap.

Af beskrivelsen skal fremgå, hvordan hierarkiet er opbygget, samt hvilken sektion eller gruppe DTU-liste UID’et skal tilknyttes.

Det kan eksempelvis beskrives på følgende måde:

Organisationen i DTU Orbit

Når DTU Bibliotek har modtaget informationerne om instituttets organisation, opretter vi manuelt organisationsstrukturen i DTU Orbit. 

Se hvilke oplysninger, som findes i DTU Orbit i dag
- klik på pilen ud for institutnavnet og navnene på afdelingerne/sektionerne foldes ud.

Kontakt

Spørgsmål omkring organisisationsstruktur i DTU Orbit kan rettes til orbit@dtu.dk